第一条  为做好机关文件材料的立卷归档工作，逐步实现规范化、制度化和标准化，更好地为教育改革和发展服务，根据《中华人民共和国档案法》、《甘肃省档案管理条例》及有关规定，结合市教育局机关工作实际，制定本办法。

第二条  凡市教育局机关在党政管理以及其他各项活动中形成的、反映兰州市教育历史面貌的、对市教育局和社会具有保存、利用价值的各种文字、图表、声像、实物、电子文件等不同形式和载体的历史记录，必须按照文书立卷的原则、方法，组成案卷，集中统一保管。

第三条  机关文书档案工作是机关管理工作的重要组成部分。办公室负责机关档案管理工作，市教育局确定一名局领导分管档案工作，机关设专职档案管理员，各处室安排1名兼职档案员负责本处室各类归档材料的收集整理工作，并保持相对稳定，人员变动应及时通知办公室。

档案工作人员必须了解机关的重要工作职责和基本任务，掌握文件处理工作的规律，熟悉文书立卷的基本知识和技能，做好文件材料立卷归档工作。

第四条  应把档案收集管理纳入各处室全体人员的职责范围，做到每项重要的党政管理工作都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。

机关工作人员在其从事的各项职务活动中形成的各种载体、形式的文件材料，应按规定移交归档，由办公室集中管理，确因工作需要留存的，自备重份或复印件，原件移交档案室归档。

第五条  建立重大事项、重大活动信息预报制度。重大事项、重大活动的承办部门应及时向办公室提供信息，以便于档案管理人员对重大活动档案工作进行监督指导。

承办部门应指定专门人员负责对重大事项、重大活动文件材料的收集、整理工作，归档的材料应完整、准确，符合归档的要求，并按规定整理，移交机关档案室保管。由多个处室参与的会议、活动形成的文件材料由主办处室负责收集归档。

重大事项、重大活动主要包括以下几个方面：

（一）上级主要领导人来本市教育系统视察、考察、调查研究和指导工作。

（二）局领导参加的有较大影响和意义的活动。

（三）局机关及县区教育局、市属学校的成立、变更和撤销。

（四）国外、境外各界知名人士、友好团体、外省市教育部门或单位到本市教育系统的访问、考察等。

（五）市教育局承担的国家级和省级科学技术研究项目的开发研制工作。

（六）以市教育局名义组织召开的重要会议、活动。

（七）其它具有重大影响和意义的活动。

第六条  归档时间　

（一）各处室和直属单位要建立健全日常文件材料归档制度，对办理完毕或批存的文件材料由专兼职档案人员集中统一保管。

（二）各类文书档案、电子档案随文件材料的产生，按照纸制文件及其电子版本同步整理的规范要求及时整理归档。

（三）人事管理过程中产生的档案由人事处按照要求于当年12月5日前集中整理后，移交局档案室。

（四）音像档案采取随时归档的办法，由形成处室或单位负责对应归档的音像档案进行收集，按规范要求整理，自形成之日起1个月内移交档案室。

（五）实物档案随时整理，定期归档，根据实际情况当年归档。

第七条  文件材料归档要求

（一）档案立卷归档总的要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

（二）归档文件材料应完整、准确、系统，手续完备，工程项目档案应由施工单位绘制竣工图。归档的文字材料应符合规定格式，做到工整、清晰。对破损的文件材料应托裱，书写材料不符合要求或字迹已扩散的应复制并与原件一并装订。

（三）文书档案应按照归档纸制文件及其电子版本同步整理的规范要求整理。

1．在归档的文件材料中，应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发件与原件、多种文字形成的同一文件一并入档。

2．文书档案的立卷工作由各处室专兼职档案人员配合，局档案室文书档案员负责组卷、编目。

3．各处室报送的文件材料应按时间排序，并编制归档文件目录，归档文件目录要制成数据库文件，同时按照要求保存纸制文件的电子版本，没有电子版本的要进行扫描。

4．报送文件材料的说明，应逐项填写在登记表内，若无情况可说明，也应将立卷人、审核人的姓名和时间填上以示负责。

（四）音像档案、实物档案按照相关规定整理归档，并按照要求定期移交档案室。归档时编写移交清册，由经办人和责任人分别签字。

第八条  档案工作人员应加强档案管理，严格档案借阅制度，做好保密工作，确保档案安全。机关档案主要供本单位利用，其他单位和个人查阅档案时，应持单位介绍信，经领导同意后，方可查阅。对重要的、珍贵的档案资料，一般不提供档案原件，特殊需要应经主管领导批准。

第九条  对保管期限已满的档案，应组成由档案部门和业务部门参加的鉴定小组，进行鉴定。对失去保存价值的档案进行登记造册，经领导同意后，在指定地点由2人监销，监销人在销毁清册上签字。

第十条  按照有关规定，定期向市档案馆移交档案。及时向市文档服务中心提供有关文件资料。

第十一条  具有行政管理职能的直属事业单位应按照本办法制定相应的档案工作制度，使本部门归档资料齐全，档案质量符合要求，能够安全保管。

第十二条  建立健全档案工作检查、评估和考核制度。对档案工作成绩优秀、贡献突出的档案工作人员或有关人员应给予表彰奖励。

第十三条  本办法自印发之日起施行。本办法由兰州市教育局办公室负责解释。