凡反映市教育局党政管理及各项工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。

（一）上级机关的文件材料

1.省教育厅和市政府召开的需要贯彻落实的会议文件材料。

2.上级机关颁发的属于市教育局主管业务并要执行的文件，以及普发的、非本局主管业务但需要贯彻执行的法规性文件。

3.党和国家领导人、人民代表、上级机关领导等视察、检查本市教育工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的声像等材料。

4.代上级机关草拟并被采用的文件材料的送审稿和印本。

5.上级机关转发市教育局的文件（包括报纸、刊物转载的各类文字材料）。

（二）市局机关的文件材料

1.局领导参加的会议文件材料，以市教育局名义召开的工作会议、专业会议材料，包括会议的通知、报告、总结、领导讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

2.市教育局颁发的（包括转发及与其他机关联合颁发的）各种正式文件的签发稿、印制稿，重要文件的修改稿。

3.局领导公务活动中形成的相关文字、音像资料，包括活动方案、通知、范围、承办主体、领导讲话、邀请领导、表彰奖励名单或结果。

4.市教育局的请示与上级机关的批复文件，下级单位的请示与市教育局的批复文件。

5.市教育局制订的部门规章、章程、制度等文件材料。

6.局机关及其处室工作活动中形成的工作计划、总结、报告。

7.反映局机关业务活动和党政管理的专业文件材料。

8.市教育局检查县（市）区和学校工作及调查研究形成的重要文件材料，包括检查方案、参加人员、领导指示、发现问题及总结性报告。

9.局机关各处室或事业单位汇总的统计报表和统计分析资料。

10.局机关批准的有关教育区域资源调整变化以及重大建设工程施工、竣工、购置大中型设备的文件材料。市教育局直接管理的科研、建设项目等文件材料。

11.市教育局及直属事业单位、学校成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料。

12.市教育局历史沿革、大事记、年鉴；反映市教育局（本行业）重要活动事件的剪报、声像材料、荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料。

13.局机关（包括上报和下批）干部任免（包括备案）、调配、培训、专业技术职务评定、聘任党员、团员、干部、工人名册、报表、纪律检查、治安保卫以及公务员、职员的录用、转正、定级工作及干部奖惩等文件材料。

14.市教育局办理的干部、工人的转移工资、行政、党、团、工会组织介绍信及存根。

15.局机关财产、物资、档案等交接凭证、清册。

16.市教育局编印的情况反映、简报等刊物定稿和印本、编辑出版的定稿、样本。

17.市教育局与其他单位、机构或外国签订的议定书、协定、合同、换文（正本、副本）和机关外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录、声像材料、有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作来往文件等。

18.各种普查工作中形成的文件材料。

19.按有关规定应归档的死亡干部档案材料。

（三）同级机关和非隶属机关的文件材料

1.同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务但需要执行的法规性文件。

2.有关业务机关对本机关工作检查形成的重要文件。

3.同级机关和非隶属机关与本机关联系、协商工作的重要来往文件。

（四）下级教育部门和直属学校的文件材料

1.下级教育部门和直属学校报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表、财务预算、决算等文件。

2.直属单位报送的重要的文件材料。

3.下级教育部门和直属学校报送的法规性备案文件。

文件材料用纸规格、字迹材料使用要符合标准要求，文件材料无铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水等不耐久字迹出现。